Proces wdrażania oprogramowania informatycznego niejednokrotnie jest drogi i długotrwały. Setki przykładów dużych i średnich przedsiębiorstw w Polsce i na świecie pokazują, że takie projekty mogą kosztować wiele milionów złotych i trwać wiele tygodni, miesięcy, a nawet lat. W sposobie prowadzenia biznesu zachodzą dynamiczne zmiany, które powodują, że oprogramowanie nie nadąża za przemianami organizacyjnymi, a tym samym jest nieaktualne.
Na gruncie tych spostrzeżeń narodził się pomysł stworzenia takiego oprogramowania, które samoczynnie dostosuje się do wymagań i zachowań użytkownika. Zwykle, system Workflow jest narzędziem służącym przede wszystkim do monitorowania procesów i zarządzania pracą zespołów oraz osób w organizacji. Jakie zalety posiada to rozwiązanie? Dlaczego warto wdrożyć inteligentny system Workflow i jakie korzyści można osiągnąć? Na te pytania odpowiadam w poniższym artykule.
Jak działa inteligentny Workflow?
Użytkownik rozpoczynający pracę z narzędziem Workflow, początkowo korzysta z ogólnej wersji narzędzia. Program oferuje wówczas bardzo szerokie możliwości, ale nie jest dostosowany do szczegółowych wymagań. Następnie sztuczna inteligencja wbudowana w oprogramowanie samodzielnie gromadzi statystyki z zachowania tego użytkownika, analizuje je, a na końcu decyduje, w jaki sposób zmodyfikować interfejsy, by czynności dało się wykonać prościej, w sposób bardziej przyjazny i ergonomiczny. Po jakimś czasie (od kilku dni do kilku tygodni, w zależności od liczby akcji wykonanych przez użytkownika) narzędzie ulega samomodyfikacji. W ten sposób z oprogramowania podstawowego, ogólnego, powstaje rozwiązanie dedykowane, bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów.
System telemetrii, a inteligentny Workflow
Workflow posiada zaimplementowane tzw. rozszerzenia obsługujące poszczególne działania podejmowane przez użytkowników (np. rozliczanie faktur kosztowych). We wszystkich dostępnych rozszerzeniach narzędzie na bieżąco monitoruje, a następnie wysyła do serwera telemetrii, działania użytkowników (klikanie konkretnych przycisków, wybieranie funkcji z menu, dodawanie komentarzy, edytowanie pól i zapisywanie zmian itd.). Serwer gromadzi wszystkie dane na temat poszczególnych działań wraz z kontekstem ich wywołania, czyli wybranymi polami danych rekordów, na których te akcje były wykonane.
Gdy użytkownik po raz kolejny pracuje w aplikacji na widoku będącym rozszerzeniem do Workflow, system po zmianie rekordu na nowy, w tle wysyła do serwera telemetrii zapytanie z prośbą o wygenerowanie najlepszych podpowiedzi akcji dla tego rekordu danych. W serwerze działa generator sugestii, który na podstawie analizy zgromadzonych danych generuje od jednej do trzech sugestii. Sugestie te są wyświetlane w postaci przycisków na panelu szczegółów inteligentnego systemu Workflow. Naciśnięcie przycisku z tą sugestią powoduje wykonanie tej akcji, na rzecz bieżącego rekordu.
Jak szybko system się uczy?
Wszystkie podpowiedzi generowane są kontekstowo – jeśli w przeszłości użytkownik wykonywał konkretną akcję na rekordach zawierających określone dane, to prawdopodobnie w przyszłości wykona podobne działanie. Algorytmy generowania podpowiedzi są na bieżąco „dostrajane”, gdy wprowadzamy kolejne rozszerzenie. Sam czas uczenia się jest obecnie bardzo krótki – wystarczy już kilka akcji wykonanych ręcznie, by po godzinie pracy z aplikacją inteligentny system Workflow wygenerował nowe podpowiedzi. W przyszłości prawdopodobnie będziemy ten czas wydłużać, aby gromadzić większe ilości danych, przed podpowiedzią czegokolwiek. Znacznie ulepszona wersja generatora podpowiedzi powinna być dostępna pod koniec roku.
Dlaczego warto wdrożyć inteligentny Workflow w swojej organizacji?
Implementacja rozwiązania monitorującego przepływ pracy ze zdolnością samomodyfikacji może przyczynić się do znaczącej poprawy jej efektywności. Inteligentny system Workflow to szereg korzyści. Należą do nich m.in.:
Klienci poszukujący rozwiązania do zarządzania przepływem pracy w organizacji napotykają wiele różnych wyzwań, ale kilka z nich przewija się najczęściej. Należą do nich:
Ile kosztuje i trwa wdrożenie takiego rozwiązania?
Dla naszych obecnych klientów licencje inteligentnego systemu Workflow są dostępne w ramach abonamentu aktualizacyjnego. Dzięki czemu Klient nie ponosi dodatkowych kosztów związanych z nowym rozwiązaniem. W przypadku organizacji planujących wdrożenie, czas ani koszty nie różnią się od tych, dotyczących implementacji standardowego systemu.
Obydwa zależą od skali działalności przedsiębiorstwa, oczekiwań względem projektów i zdefiniowanych celów wdrożenia.
Źródło: www.sente.pl
Jak działa inteligentny Workflow?
Użytkownik rozpoczynający pracę z narzędziem Workflow, początkowo korzysta z ogólnej wersji narzędzia. Program oferuje wówczas bardzo szerokie możliwości, ale nie jest dostosowany do szczegółowych wymagań. Następnie sztuczna inteligencja wbudowana w oprogramowanie samodzielnie gromadzi statystyki z zachowania tego użytkownika, analizuje je, a na końcu decyduje, w jaki sposób zmodyfikować interfejsy, by czynności dało się wykonać prościej, w sposób bardziej przyjazny i ergonomiczny. Po jakimś czasie (od kilku dni do kilku tygodni, w zależności od liczby akcji wykonanych przez użytkownika) narzędzie ulega samomodyfikacji. W ten sposób z oprogramowania podstawowego, ogólnego, powstaje rozwiązanie dedykowane, bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów.
System telemetrii, a inteligentny Workflow
Workflow posiada zaimplementowane tzw. rozszerzenia obsługujące poszczególne działania podejmowane przez użytkowników (np. rozliczanie faktur kosztowych). We wszystkich dostępnych rozszerzeniach narzędzie na bieżąco monitoruje, a następnie wysyła do serwera telemetrii, działania użytkowników (klikanie konkretnych przycisków, wybieranie funkcji z menu, dodawanie komentarzy, edytowanie pól i zapisywanie zmian itd.). Serwer gromadzi wszystkie dane na temat poszczególnych działań wraz z kontekstem ich wywołania, czyli wybranymi polami danych rekordów, na których te akcje były wykonane.
Gdy użytkownik po raz kolejny pracuje w aplikacji na widoku będącym rozszerzeniem do Workflow, system po zmianie rekordu na nowy, w tle wysyła do serwera telemetrii zapytanie z prośbą o wygenerowanie najlepszych podpowiedzi akcji dla tego rekordu danych. W serwerze działa generator sugestii, który na podstawie analizy zgromadzonych danych generuje od jednej do trzech sugestii. Sugestie te są wyświetlane w postaci przycisków na panelu szczegółów inteligentnego systemu Workflow. Naciśnięcie przycisku z tą sugestią powoduje wykonanie tej akcji, na rzecz bieżącego rekordu.
Jak szybko system się uczy?
Wszystkie podpowiedzi generowane są kontekstowo – jeśli w przeszłości użytkownik wykonywał konkretną akcję na rekordach zawierających określone dane, to prawdopodobnie w przyszłości wykona podobne działanie. Algorytmy generowania podpowiedzi są na bieżąco „dostrajane”, gdy wprowadzamy kolejne rozszerzenie. Sam czas uczenia się jest obecnie bardzo krótki – wystarczy już kilka akcji wykonanych ręcznie, by po godzinie pracy z aplikacją inteligentny system Workflow wygenerował nowe podpowiedzi. W przyszłości prawdopodobnie będziemy ten czas wydłużać, aby gromadzić większe ilości danych, przed podpowiedzią czegokolwiek. Znacznie ulepszona wersja generatora podpowiedzi powinna być dostępna pod koniec roku.
Dlaczego warto wdrożyć inteligentny Workflow w swojej organizacji?
Implementacja rozwiązania monitorującego przepływ pracy ze zdolnością samomodyfikacji może przyczynić się do znaczącej poprawy jej efektywności. Inteligentny system Workflow to szereg korzyści. Należą do nich m.in.:
- szybki obieg dokumentów,
- pełna automatyzacja żmudnych i rutynowych procesów,
- elastyczność w realizacji zadań (z uwzględnieniem zdarzeń nietypowych),
- efektywne wsparcie pracy grup roboczych.
Klienci poszukujący rozwiązania do zarządzania przepływem pracy w organizacji napotykają wiele różnych wyzwań, ale kilka z nich przewija się najczęściej. Należą do nich:
- skomplikowany dostęp do pełnej dokumentacji dotyczącej wszystkich projektów, zadań i procesów,
- błędy wynikające z natłoku pracy i nieuporządkowania zadań,
- brak możliwości kontroli bieżącego statusu realizowanych projektów w dowolnym momencie,
- poświęcanie dużych nakładów czasu na rutynowe i powtarzalne zadania
Ile kosztuje i trwa wdrożenie takiego rozwiązania?
Dla naszych obecnych klientów licencje inteligentnego systemu Workflow są dostępne w ramach abonamentu aktualizacyjnego. Dzięki czemu Klient nie ponosi dodatkowych kosztów związanych z nowym rozwiązaniem. W przypadku organizacji planujących wdrożenie, czas ani koszty nie różnią się od tych, dotyczących implementacji standardowego systemu.
Obydwa zależą od skali działalności przedsiębiorstwa, oczekiwań względem projektów i zdefiniowanych celów wdrożenia.
Źródło: www.sente.pl