Potrzeby Klienta
Zarządzanie środkami pieniężnymi udostępnianymi Doradcom Klienta i pracownikom Provident Polska na potrzeby dostarczania Klientom gotówki w ramach udzielanych pożyczek jest zatem kluczowym elementem dla Provident Polska. Firma poszukiwała rozwiązania wspomagającego i usprawniającego ten obszar działania. Przede wszystkim chodziło o umożliwienie zdalnego przydzielania i odwoływania środków pieniężnych, nie wymagającego bezpośredniego kontaktu osób zaangażowanych w proces. Istotnym elementem był także monitoring stanu przyznanych środków i wykonywanych transakcji, dostarczanie danych o dokonywanych transakcjach upoważnionym użytkownikom i udostępnianie raportów na potrzeby działalności biznesowej. System miał również przejąć zarządzanie limitami osób wypłacających, a także automatycznie wykrywać potencjalne nieprawidłowości i nadużycia.
Przyczyny wdrożenia nowego systemu
Dotychczas pobieranie gotówki odbywało się na podstawie czeków. Jesteśmy firmą brytyjską, więc posługiwanie się czekami było naturalne, a z punktu widzenia firmy - także wygodne. Czek jest dokumentem papierowym, rejestracja jego obiegu jest prosta – pobieramy czek i albo oddajemy niezrealizowany, albo dostarczamy potwierdzenia jego realizacji – mówi Eryk Czajkowski, Kierownik ds. Zmian Finansowych i szef wdrożenia nowego systemu w Provident Polska.
Po czek trzeba przyjechać, pobrać go z oddziału, następnie udać się banku, by go zrealizować. W niektórych rejonach pokonuje się przy tym znaczne odległości, tracąc czas i pieniądze. W dodatku to wszystko można zrobić tylko w godzinach pracy Administracji wydającej czeki oraz banków je realizujących, a nasi Doradcy Klienta często pracują wieczorami – mówi Eryk Czajkowski.
Zdecydowano się na opracowanie specjalnego systemu pod roboczą nazwą Cash and Go, który pozwoli zastąpić czeki innymi sposobami pozyskania gotówki, np. wypłatami z bankomatów, oraz wspomoże zarządzanie środkami pieniężnymi Provident Polska.
Zasadniczym wymaganiem odnośnie nowego rozwiązania była możliwość korzystania z systemu zarówno poprzez komputery, jak i urządzenia mobilne - tablety i telefony. - Ze względu na specyfikę swoich działań, Klient kładł duży nacisk na mobilność systemu. Duża część pracowników pracuje poza biurem – mówi Elżbieta Wojtalik-Rudko, menedżer projektu.
Drugim, bardzo istotnym dla Klienta aspektem, było zapewnienie współpracy zarówno z systemami wewnętrznymi Provident Polska, jak i z zewnętrznymi, np. bankowymi, pozwalającymi na wypłaty gotówki. Wymaganie okazało się sporym wyzwaniem, gdyż dane Klienta były rozproszone w różnych systemach. To komplikowało nadawanie limitów Doradcom i panowanie nad przyznanymi środkami – mówi Elżbieta Wojtalik-Rudko.
Z tym stwierdzeniem zgadza się Eryk Czajkowski. - Integracja Cash & Go z systemem bankowym sprawiła nam najwięcej trudności i zajęła dużo czasu. Pochwalić muszę proaktywną postawę specjalistów z Bonair, dzięki którym sprawnie udawało się pokonywać problemy – mówi Eryk Czajkowski.
Zdecydowaliśmy się na Bonair ponieważ współpracowaliśmy wcześniej z tą firmą i byliśmy zadowoleni. Bonair zapewnił też krótki czas realizacji i zaproponował korzystne warunki finansowe – mówi Eryk Czajkowski.
Nowa wersja CasePro 6 ma przejrzysty, czytelny sposób prezentacji danych, który uzyskano dzięki zastosowaniu dedykowanych widoków, zależnych od rodzaju spraw. Dodatkowo Bonair opracował i zaimplementował szereg raportów wyspecyfikowanych przez Klienta, co pozwala na szybkie ich tworzenie i drukowanie.
Klient ma wiele różnych systemów wykonanych w technologii nie pozwalającej na wymianę danych ze środowiskiem zewnętrznym, np. z systemami bankowymi. Musieliśmy więc zaproponować rozwiązanie tego problemu, pozwalające jednocześnie na zdefiniowanie i obsługę procesów biznesowych – mówi Elżbieta Wojtalik-Rudko.
CasePro oferuje portal, który pozwala w spójny sposób prezentować informacje rozproszone w różnych systemach klienta. Portal jest dostępny jako responsywna aplikacja przeglądarkowa i można z niego korzystać na dowolnych urządzeniach mobilnych, bez konieczności instalowania i utrzymywania aplikacji we wszystkich lokalizacjach klienta. Sposób prezentacji informacji na portalu jest w dużym stopniu konfigurowalny – mówi Elżbieta Wojtalik-Rudko.
Konsultowaliśmy i ustalaliśmy przebieg procesów z klientem na wszystkich etapach, począwszy od analizy, poprzez prace projektowe, na samym wdrożeniu kończąc. Duża cześć procesów jest wieloetapowa, wymagająca akceptacji wniosków i wprowadzonych danych, więc na ich zdefiniowanie poświęciliśmy sporo wysiłku – mówi Elżbieta Wojtalik-Rudko.
Opracowana struktura organizacyjna pracowników korzystających z systemu jest mocno zróżnicowana. Ze względu na przysługujące uprawnienia i role w firmie, podzieliliśmy pracowników na 4 grupy: Operacyjni, Pionów Administracji i Kontroli Wewnętrznej, Biura Bankowego oraz Doradcy Klienta – mówi Elżbieta Wojtalik-Rudko.
Trzon systemu do zarządzania środkami pieniężnymi Cash and Go stanowią listy: Osób, Zleceń, Wypłat, Umów, Przydziałów Gotówki, z poziomu których istnieje możliwość uruchamiania wielu procesów zaimplementowanych zgodnie z procedurami i regulacjami Provident Polska – mówi Elżbieta Wojtalik-Rudko.
Za pomocą SMS-a Doradca Klienta może uruchomić określony proces wykonywany przez system, np. zamówić kwotę wypłaty czy zawnioskować o dodatkową zaliczkę. W zależności od zadania i limitu Doradcy Klienta, zlecenie jest albo automatycznie uruchamiane, albo trafia do osoby nadzorującej, która decyduje o jego akceptacji bądź odrzuceniu – mówi Eryk Czajkowski.
System na bieżąco obserwuje kwoty znajdujące się w obrocie i, jeśli zachodzi taka potrzeba, wysyła alerty do przełożonego lub organów kontroli wewnętrznej o przekroczeniu limitu – mówi Elżbieta Wojtalik-Rudko.
Raz na tydzień użytkownicy są rozliczani z pobranych i wydanych środków pieniężnych. Następuje wówczas podsumowanie tygodniowych działań pracownika w podstawowym systemie operacyjnym firmy, zaś wynik tego podsumowania jest wprowadzany do Cash & Go przez Administrację, co tworzy bilans otwarcia na następny tydzień – mówi Eryk Czajkowski.
Skala działania jest na tyle duża, że definiowanie profili byłoby bardzo uciążliwe. Użytkownik, który chce się po raz pierwszy zalogować do Cash & Go, nie musi mieć założonego w nim profilu. Wystarczy, że będzie autoryzowany w Active Directory Provident Polska, a system na tej podstawie automatycznie utworzy mu profil – mówi Elżbieta Wojtalik-Rudko.
Wdrożenie na wielką skalę
System Cash and Go ma docelowo obsługiwać ok. 10 tys. osób i ponad 50 oddziałów na terenie całej Polski. Wdrożona w połowie listopada pilotażowa wersja produkcyjna działa w dwóch oddziałach i obsługuje 140 osób.
Myślę, że te pierwsze miesiące pracy pokazują, iż system się sprawdza. Listopad i grudzień to bardzo gorący biznesowo okres, wiec było trochę obaw odnośnie rozpoczynania wdrożenia w tym czasie. System jednak nie zawiódł, prze cały czas działa stabilnie - mówi Eryk Czajkowski. - Oczywiście pojawiają się problemy czy uwagi, ale reagujemy na nie na bieżąco. Klient zgłasza też nowe pomysły i potrzeby, które w miarę możliwości staramy się realizować – dodaje Elżbieta Wojtalik-Rudko.
Obecnie przygotowujemy się do rozszerzanie wdrożenia na inne oddziały. Ze względu na skalę przedsięwzięcia planujemy robić to etapami, w szczególności konieczne jest skaskadowanie szkoleń. Najpierw chcemy w turach przeszkolić ok. tysiąc naszych pracowników, którzy następnie będą szkolić podległych Doradców Klienta, czyli ok. 9000 osób.
W bliskiej przyszłości Provident Polska planuje także rozbudowę możliwości systemu Cash and Go m.in. o współpracę z innym bankiem w ramach korzystania z usług wypłatowych.
• Uniezależnienie dostępu do gotówki od dokumentów papierowych
• Możliwość zdalnego udostępniania środków
• Zredukowanie konieczności przejazdów do i z oddziału
• Uniezależnienie od godzin pracy Administracji / banków
Największe wyzwania:
Integracja systemów wewnętrznych Klienta i systemu bankowego
Implementacja w systemie niejednolitego, matrycowego systemu uprawnień, opracowana wspólnie z Klientem
zapewnienie pracy mobilnej, w tym sterowanie za pomocą SMS-ów
Źródło: Bonair