System ERP dla Visteon Poland S.A
Wdrożenie systemu ERP MFG/PRO w Visteon Poland S.A. stworzyło solidne podstawy do dynamicznego rozwoju firmy. Visteon Poland S.A. jest jednym z oddziałów firmy Visteon - drugiego co do wielkości dostawcy komponentów dla światowego przemysłu samochodowego. Firma zatrudnia 81 tyś. osób w 23 krajach. Posiada 84 fabryki dostarczające swoje produkty do 18 z 20 największych przedsiębiorstw motoryzacyjnych świata. Do roku 200 Visteon należał do Ford Motor Company.
Wyzwanie
Podstawowymi celami wdrożenia systemu MFG/PRO było:
Przejść od własnych aplikacji do jednego standardu
- Wspomóc re-engineering
- Uzyskać integralność danych
- Wdrożyć jednolity system zarządzania wykorzystujący standard MRPII/ERP
- Uzyskać brakującą funkcjonalność, szczególnie w obrębie szeroko rozumianej logistyki:
- zarządzanie magazynami
- ustalanie harmonogramu produkcji
- śledzenie sprzedaży
Osiągnięcie ww. celów cząstkowych miało posłużyć stworzeniu solidnych podstaw do planowanego przez korporację dalszego rozwoju firmy. Kontekst i okoliczności, w jakich Visteon Poland S.A. znajdował się w trakcie realizacji projektu powodowały, że projekt był przedsięwzięciem bardzo złożonym, zależnym od dokonywanej równolegle reorganizacji firmy.
Wprowadzone tylko z nieznacznym wyprzedzeniem w stosunku do wdrożenia zmiany w przedsiębiorstwie dotyczyły między innymi:
- reorganizacji wydziałów produkcyjnych - stworzenie wydziałów produktowych połączone z fizycznym przenoszeniem maszyn
- przekształcenie produkcji i struktury firmy
- zmian (także redukcji) kadrowych oraz specjalizacji w zakresie produktowego asortymentu
- zmiany sposobu prowadzenia rachunku kosztów
Dodatkowym elementem ryzyka była dwujęzyczność. Wszystkie dokumenty opisujące podstawowe założenia funkcjonowania systemu powstawały w języku polskim i angielskim. Zarządzanie projektem oraz spotkania Komitetu Sterującego prowadzone były tylko w języku angielskim, w codziennej pracy związanej z projektem porozumiewano się tylko po polsku.
Proces wyboru
Jednym z istotnych zadań stojących przed nowo powołaną firmą była ocena istniejącej infrastruktury informatycznej pod kątem przyszłych potrzeb. Polmot-Praszka wykorzystywał autorskie aplikacje tworzone i rozwijane według potrzeb poszczególnych działów. W momencie przejęcia firmy przez Visteon w zakładzie w Praszce istniała świadomość konieczności wdrożenia aplikacji typu ERP.
Biorąc pod uwagę przyszłe strategiczne plany oraz bieżące potrzeby zakładu w Praszce, zarząd Visteon Poland S.A. podjął decyzję o wyposażeniu zakładu w Praszce w kompleksowy system informatyczny odpowiadający wymaganiom i oczekiwaniom poddostawcy przemysłu motoryzacyjnego.
Z grona preferowanych partnerów zarząd Visteon Poland S.A. wybrał firmę QAD, która spełniła wszystkie kryteria wyboru. Na decyzję miały wpływ bogate doświadczenia QAD w branży motoryzacyjnej udokumentowane wieloma udanymi projektami oraz profesjonalne podejście od oceny i przygotowania projektu, które umożliwiło zaplanowanie i ostateczną realizację projektu w założonym terminie i zgodnie z przewidywanym budżetem.
Przebieg wdrożenia
Metodologia
Wdrożenie prowadzono stosując metodologię zarządzania projektami proponowaną przez QAD w zakresie:
- planowania i realizacji projektu
- podziału na etapy i cykle
- kontroli "produktów" każdego z etapów
- śledzenie i kontrolę harmonogramu i zasobów
Odstępstwa od ww. metodologii:
- własny sposób dokumentacji projektu, prowadzenia symulacji i kontroli zasobów po uruchomieniu
Zakres wdrożenia
System MFG/PRO uruchomiono w następujących obszarach:
- Planowanie (sprzedaży, produkcji)
- Techniczne Przygotowanie Produkcji
- Raporty o Realizacji Produkcji
- Realizacji Procesu Sprzedaży wraz z EDI
- Realizacja Procesu Zaopatrzenia
- Zarządzanie Zapasami
- Moduły Księgowe obsługujące wszelkie działania gospodarcze firmy
- Moduły Finansowe
Zespół wdrożeniowy
Jednym z kluczowych elementów decydujących o sukcesie projektu był właściwy dobór zespołu wdrożeniowego. Zespół podzielony został na cztery obszary merytoryczne: Logistykę Zaopatrzenia, Logistykę Sprzedaży, Produkcję i Finanse. Na czele poszczególnych obszarów stali Liderzy - wybrani spośród najlepszych pracowników firmy. Nadzór na obszarami sprawowali Championi - dyrektorzy Działów, a zarazem członkowie Komitetu Sterującego. Obok Championów w skład Komitetu Sterującego wchodził Kierownik Projektu ze strony Visteon Poland S.A., Sponsor Projektu - Dyrektor Generalny Visteon Poland S.A. oraz Dyrektor IT z ramienia korporacji. Do każdego obszaru ze strony QAD wyznaczony był jeden konsultant. Dodatkowo sprawy organizacyjne zespołu QAD prowadził Project Manager.
Realizacja celów wdrożenia
Cele finansowe - budżet wdrożenia
W trakcie negocjowania umowy przeprowadzono analizę ryzyka, która pozwoliła oszacować budżet projektu. Budżet ten zapisano w umowie jako stały, a następnie kontrolowano jego realizację przez cały czas trwania wdrożenia. Koszty projektu nie przekroczyły założonego na wstępie budżetu.
Cele strategiczne i merytoryczne
Ściśle zdefiniowane w dokumencie "Plan Zarządzania Projektem" cele strategiczne projektu, jak również cele cząstkowe określone dla każdego z wdrażanych obszarów pozwoliły w każdym momencie trwania wdrożenia na kontrolę stopnia jego zaawansowania.
Korzyści
"Uruchomienie MFG/PRO w Visteon Poland S.A. jest sukcesem odniesionym w wyniku ogromnej pracy zespołu wdrożeniowego", "Projekt jest godnym naśladowania przykładem doskonałego planowania i zespołowej, rzetelnej realizacji poszczególnych zadań", stwierdził Dyrektor Generalny Zakładu Dennis Radojcich.
"Zakończone pełnym sukcesem wdrożenie MFG/PRO w firmie Visteon Poland S.A. pozwoliło na zintegrowanie wszystkich realizowanych w firmie procesów biznesowych", podkreślił Kierownik Projektu Martin Barrow.
"Dzięki MFG/PRO funkcjonujemy w ramach zintegrowanego systemu, nie zdarza nam się popaść w kłopoty komunikacyjne, ponieważ każda informacja ma jedno źródło pochodzenia i łatwo ją zlokalizować", powiedział Martin Barrow.
"Wszyscy użytkownicy korzystają z jednego zunifikowanego interfejsu w ramach aplikacji opartej na jednej bazie informacyjnej. System MFG/PRO stał się nie tylko narzędziem wspierającym zarządzanie ale także dał poczucie pracy w jednym spójnym organizmie, a nie oddzielnie działających komórkach", zauważył Martin Barrow.