Ustawodawca nakłada na pracodawców obowiązek przechowywania kompletu akt osobowych pracowników skategoryzowanych w tzw. częściach: A, B, C, D. Problematyczny, aż do zeszłego roku, był nie tylko długi okres przechowywania danych, który wynosił 50 lat, ale również jego forma. Magazynowanie dokumentacji było bowiem możliwe tylko w sposób tradycyjny. Oba te aspekty generowały wiele kosztów i były absorbujące dla pracodawców, zwłaszcza tych zatrudniających większą liczbę pracowników. Co więcej, odszukiwanie niezbędnych informacji w archiwum tradycyjnym mogło być niezwykle czasochłonne.
Dnia 10 stycznia 2018 roku uchwalona została ustawa, na której skutek zmienił się nie tylko okres, ale i forma przechowywania akt. Według art. 94 kodeksu pracy, pracodawca zobowiązany jest:
W związku z wprowadzonymi zmianami niezwykle istotny może okazać się system Plus Workflow, który wspiera działy HR w szerokiej gamie realizowanych procesów, takich jak:
Digitalizacja akt osobowych jest niezwykłym ułatwieniem dla działów HR. Zastosowanie systemu Plus Workflow w tym zakresie pozwoli nie tylko na przechowywanie danych w jednym, dostępnym dla upoważnionych do tego użytkowników miejscu, ale również na należyte ich zabezpieczenie. Jest to idealne rozwiązanie dla każdego przedsiębiorstwa, które ceni sobie wygodę i bezpieczeństwo.
Źródło: Suncode
- 9a) prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);
- 9b) przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej”[1]
W związku z wprowadzonymi zmianami niezwykle istotny może okazać się system Plus Workflow, który wspiera działy HR w szerokiej gamie realizowanych procesów, takich jak:
- elektroniczna archiwizacja akt osobowych pracowników (części A, B, C, D),
- elektroniczne wnioski urlopowe,
- proces akceptacji premii pracowniczych,
- proces wnioskowania o zaliczkę przez pracowników,
- rozliczenie zaliczki/zakupu gotówkowego przez pracowników,
- rozliczenie delegacji pracowniczych,
- proces eksportowania premii,
- procesy obiegu, weryfikacji i akceptacji zaświadczeń pracowniczych,
- proces nieobecności,
- proces wniosków pracowniczych.
Digitalizacja akt osobowych jest niezwykłym ułatwieniem dla działów HR. Zastosowanie systemu Plus Workflow w tym zakresie pozwoli nie tylko na przechowywanie danych w jednym, dostępnym dla upoważnionych do tego użytkowników miejscu, ale również na należyte ich zabezpieczenie. Jest to idealne rozwiązanie dla każdego przedsiębiorstwa, które ceni sobie wygodę i bezpieczeństwo.
Źródło: Suncode