Faktury pod pełną kontrolą

Elektroniczna Akceptacja Faktur to uniwersalne rozwiązanie upraszczające rozliczenia niezależnie od branży czy rodzaju prowadzonej działalności. Aplikacja uzupełnia rozwiązania finansowo-księgowe systemu Impuls 5. Dzięki wbudowaniu odpowiednich procedur zapewnia przyspieszenie rozliczenia merytorycznego faktur poprzez bieżącą akceptację dokumentów kosztowych.

{MosModule module=WhitePapersERP_Dzial}

Z naszych doświadczeń związanych z funkcjonowaniem rozwiązań finansowo-księgowych wynika, że największe problemy w firmach związane są nie z rozliczeniem kosztów, a z uzyskaniem informacji źródłowej dotyczącej kosztów już poniesionych, jednak jeszcze niezewidencjonowanych. Te problemy ma właśnie rozwiązać opracowane przez nas oprogramowanie – zauważa Sławomir Kuźniak, Dyrektor ds. Konsultingu i Promocji w BPSC SA.

Problem trafnie zdiagnozowany

Skalę problemu pokazało badanie przeprowadzone na grupie prawie stu przedstawicieli średnich polskich przedsiębiorstw. Zostali zapytani o problemy z obiegiem faktur kosztowych w ich firmach. Ponad 52% uczestników badania ankietowego określiło je, jako częste bądź bardzo częste. Najczęściej wskazywane powody to: nadmiar innych obowiązków służbowych (29%), częste przebywanie poza firmą (32%) oraz spory związane z ustaleniem odpowiedzialnych za koszty (26%). Aż 48% respondentów uznało, że opóźnienia są na tyle duże, że utrudniają pracę działowi finansowo-księgowemu. 88% dostrzegło szansę rozwiązania tych problemów we wdrożeniu elektronicznego systemu obiegu faktur.

Uruchomienie aplikacji autorstwa BPSC to przede wszystkim automatyzacja procesu akceptacji dokumentów kosztowych, a w konsekwencji skrócenie czasu powstawania sprawozdawczości w ramach grupy. Niemniej istotny jest łatwiejszy i szybszy dostęp do informacji syntetycznej i analitycznej, skrócenie czasu zamykania okresów sprawozdawczych oraz pełna wiedza na temat wysokości zobowiązań.

Szybciej, łatwiej, bardziej czytelnie

System zapewnia szybszy dostęp do informacji dotyczącej harmonogramu płatności oraz wysokości naliczonego podatku VAT. Faktury z kancelarii, już na wstępnym etapie, trafiają do rejestru VAT, przez co stają się widoczne w zobowiązaniach osoby zarządzającej sferą finansów. Dzięki temu każda na bieżąco zna poziom zobowiązań, na które winny być przygotowane płatności.

Skróceniu ulega także czas potrzebny na „rozpisanie merytoryczne” faktury, który dzięki mechanizmom alertów i ponagleń przy zaleganiu korespondencji może być ograniczony do minimum. System, zapewniając dostęp do elektronicznego obrazu dokumentów (skany dokumentów), wyklucza również możliwość ich zniszczenia czy zagubienia przez pracownika.

Wdrożenie automatycznej akceptacji merytorycznej z rozliczeniem faktur w księgowości zapewnia bieżącą informację na temat poziomu kosztów w firmie. Daje to możliwość szybkiego rozliczenia projektów, zleceń czy zadań i ma bezpośredni wpływ na kontrolę budżetów i ewidencję kosztów. Natomiast ich automatyczna akceptacja finansowa jest zgodna z wartością. System wymusza - w zależności od wartości faktury - taką ilość akceptacji, jaka jest potrzebna dla danego dokumentu, a zwłaszcza kwoty, na jaką została wystawiona. Analiza sytuacji w wybranych przedsiębiorstwach wykazuje, że ilość nierozliczonych faktur może spaść z kilkudziesięciu procent do poziomu kilku procent. Równie znacząco skraca się czas potrzebny na zamknięcie miesiąca - z kilkunastu do kilku dni.

Jak to działa?

Proces rozpoczyna rejestracja faktury, która obejmuje również akceptację formalną. Następnie dokument w formie cyfrowej trafia do osób odpowiedzialnych za akceptację merytoryczną. W tym przypadku wykorzystywany jest mechanizm, pozwalający na powiązanie faktur z innymi dokumentami znajdującymi się w systemie Impuls 5 – zamówieniami zakupu czy dokumentami magazynowymi (PM). Faktury zakupowe rozliczane są na poszczególne klasyfikatory takie jak stanowiska kosztów, pozycje kalkulacji kosztów, zlecenia czy transakcje. Sposób rozliczenia dokumentu kosztowego zależy od tego, do którego rejestru zakupowego został przypisany na etapie akceptacji formalnej.

Systemem Elektronicznej Akceptacji Faktur mogą być objęte faktury sprzedażowo-zakupowe generowane w ramach firm grupy kapitałowej. W każdym przypadku fakturowania jednego podmiotu w grupie przez drugi, system automatycznie przenosi zapisy sprzedażowe z jednej firmy do zapisów zakupowych w drugiej. Nie wymaga to ponownego wprowadzania faktur, umożliwiając równocześnie rozliczenie ich w systemie EAF. Pozwala to na skrócenie czasu powstawania sprawozdawczości.

Źródło: www.bpsc.com.pl